Slovník pojmů
Odkaz na slovník pojmů od organizace Information and Recors Management Society Czech Republic Group
Archiv
Zařízení určené k trvalému ukládání archiválií a péči o ně.
Archiválie
Archiválií je dokument, který je vzhledem ke vzniku, obsahu, původu, času, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, společenským, právním, historickým, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií.
Číslo jednací (ČJ)
Číslo jednací je evidenční znak, pomocí kterého označujeme dokument, abychom mohli odlišit dokumenty mezi sebou navzájem a uvnitř spisu. ČJ je generováno eSSL při založení nového záznamu. Na naší univerzitě používáme spis ve formě:UM/[cislo]/[rok] - [cislo dokumentu]
Datová schránka
Je elektronické úložiště, které slouží k doručování datových zpráv. Je určené k doručování orgány veřejné moci, provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci (fyzické osoby / podnikající fyzické osoby / právnické osoby).
Datová zpráva
Soubor elektronických dat, která lze přenášet prostředky elektronické komunikace (datové schránky, e-mail, portál) a uchovávat na záznamových mediích.
Dokument
Každá písemní, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena.
Dokument v analogové podobě (Analogový dokument)
Analogovým dokumentem se rozumí zaznamenaná informace například text psaný písmem na papíře nebo zvuk zaznamenaný vylisováním drážky do gramofonové desky atd.
Dokument v digitální podobě (Digitální dokument)
Dokumentem v digitální podobě se rozumí záznam informace v úrovní fyzikální veličiny nebo fyzikálního stavu, například v binárním kódu
Doručený dokument
Doručeným dokumentem je dokument v analogové či digitální podobě, který byl vyhotoven jiným původcem a původci byl doručen, přičemž způsob doručení původci je irelevantní.
Druhopis
Druhopisem je dokument odvozený od prvopisu, se kterým je obsahově shodný, avšak projev vůle osoby obsažený v druhopisu není osvědčen podpisem této osoby, ale vlastnoručním podpisem nebo obdobným autentizačním prvkem osoby stanovené jiným právním předpisem, popřípadě zvláštním autentizačním prostředkem stanoveným jiným právním předpisem.
Elektronický podpis
Elektronický podpis je nástroj pro identifikaci a autentizaci v digitálním prostředí, který splňuje legislativní a technické parametry.
Evidenční pomůcka
Slouží k evidenci dokumentů označených jednoznačným identifikátorem (JID). Rozlišujeme evidenční pomůcky základní (typicky elektronický systém spisové služby — eSSS) a samostatné evidenční pomůcky (např. analogová evidenční pomůcka k evidenci razítek).
Iniciační dokument
Je dokument, kterým je vytvořen spis pomocí sběrného archu. Jedná se tedy o první dokument k dané věci.
Jednoznačný identifikátor (JID)
Jednoznačný identifikátor slouží k odlišení každého záznamu úředního dokumentu v elektronické spisové službě. Každý záznam je opatřen unikátním identifikátorem, aby mezi jednotlivými záznamy nemohlo dojít k záměně.
Konverze
Konverzí se rozumí změna formy dokumentu. Rozlišujeme autorizovanou konverzi dle zákona 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi a převedení podle §69a) zákona 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě.
Listinně
Listinně se rozumí ztvárnění informace zpravidla na papír či obdobný materiál.
Metadata
Jsou data popisující obsah, strukturu, souvislosti dokumentů a jejich správu v průběhu času.
Opis
(přepis, kopie) je dokument stejného obsahu jako prvopis. Nemá-li žádné autentizační prvky, hovoříme o “prosté kopii“, je-li shoda s originálem ověřena doložkou o vidimaci či konverzi, používá se termínu “úředně ověřený opis“ (jenž je, jak bylo vysvětleno shora, druhopisem).
Písemně
Písemně se rozumí záznam informace pomocí písmen (rukou/strojově).
Podatelna
Podatelna je místo, kde veřejnoprávní původce přijímá dokumenty.
Prvopis
Prvopisem je originální dokument zaznamenávající projev vůle osoby, který je osvědčen jejím vlastnoručním podpisem nebo kvalifikovaným autentizačním prvkem.
Příruční spisovna
Příruční spisovna je místo pro dočasné uložení dokumentů/spisů. V příruční spisovně jsou dokumenty/spisy uchovány po dobu, kdy je předpoklad že s nimi bude "pracováno".
Původce
Původcem je každý, z jehož činnosti konkrétní dokument vznikl nebo jemuž byl konkrétní dokument doručen.
Skartační lhůta
Skartační lhůtou se rozumí doba, po kterou je konkrétní dokument (spis) uložen pro potřeby původce ve spisovně. Skartační lhůta začíná plynout prvním dnem následujícího roku po roce vyřízení/uzavření (není-li ve skartačním plánu stanoveno jinak).
Skartační znak
Skartační znak vyjadřuje předpokládanou hodnotu dokumentu dle jeho obsahu a naznačuje způsob, jakým se dokument posuzuje v průběhu skartačního řízení.
Spis
Spis slouží pro uchovávání a organizaci dokumentů. Pomocí spisů můžeme snadněji a rychleji vyhledávat dokumenty související s konkrétní věcí (tématem).Součástí spisu je i číslo jednací.
Spisovna
Spisovna je místo určené k ukládání, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřeby původce a k provádění skartačního řízení.
Spisový řád
Interní předpis, který stanovuje základní pravidla pro manipulaci s dokumenty a skartační řízení.
Stejnopis
Stejnopisem je jedno ze shodných násobných vyhotovení dokumentu nesoucí s tímto dokumentem shodné autentizační prvky; za shodné násobné vyhotovení dokumentu v analogové podobě se považuje rovněž doslovně shodné vyhotovení dokumentu v digitální podobě a naopak, pokud autentizační prostředky k nim připojila tatáž osoba; za stejnopis se považuje rovněž druhopis, pokud tak stanoví jiný právní předpis.
Vlastní dokument
Vlastní dokument je dokument zpravidla v digitální podobě, který vzešel z činnosti původce (byl původcem vytvořen) pro odeslání či založení do spisu.
Výkon spisové služby
Výkonem spisové služby se rozumí zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce, popřípadě z činnosti právních předchůdců. Zahrnuje řádný příjem, evidenci rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání a ukládání dokumentů a jejich vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto procesů.