Elektronická spisová služba není jen byrokratická zátěž, ale důležitá součást vysokoškolského prostředí z legislativního hlediska (zákon č. 499/2004 Sb. a vyhláška č. 96/2023) a také z pohledu společenského významu. Vysoké školy, jako veřejnoprávní subjekty, jsou povinny vést spisovou službu elektronicky, s potenciálními sankcemi za neplnění této povinnosti. Správné spravování dokumentů zajišťuje jejich zachování a předchází ztrátě nebo znehodnocení.
I když ukládám dokumentu do Wordu, Excelu nebo dalších aplikací, nejsou tyto aplikace pokládané za dostatečně bezpečné a nemůžeme u nich vést evidenci, která by odpovídala podmínkám vyjmenovaným v zákoně. Proto se musí k nahrávání dokumentů používat ESSL, která projde atestací (test, zda ESSL je dostatečně technicky připravená).
Rozhodnutí, co evidovat a neevidovat nelze 100% vymezit normou (například Spisovým řádem), lze pouze částečně určit určité okruhy dokumentů, které v provozu často potkáváme (např. obchodní sdělení, pozvánky) a evidovat je nechceme..Často se ale vyskytne případ, kdy o evidování nebo neevidování musí rozhodnout konkrétní zaměstnanec, typicky v případě e-mailů, které chodí do konkrétní schránky zaměstnance. Vycházet pak lze z důležitosti obsahu sdělení, případně úředním charakterem sdělení, které umí nejlépe vyhodnotit ten, kdo konkrétní agendu zpracovává.
Aktuálně pracujeme na propojení těchto dvou systémů. Žádné pevné datum není stanoveno a odvíjí se od technických a personálních možností jednotlivých dodavatelů.
Jedním z důvodů může být ve vlastním nastavení zakázané notifikace e-mailem. Nastavit notifikace lze ve vlastním nastavení v ESSL. Pokud i nadále Vám notifikace nefunguje, poprosíme o napsání nám na náš helpdesk a my to přes dodavatele vyřešíme a informujeme vás e-mailem.
Viditelnost dokumentů závisí na vaší roli v ESSL. Například jako vedoucí uvidíte všechny dokumenty na vašem pracovišti. Pokud vidíte dokumenty, které nepatří vašemu oddělení, ale jsou označeny modře, znamená to, že váš uzel (pracoviště) se jimi v minulosti zabýval, a proto máte přístup k informacím o jejich zpracování. Pokud by vám někdo práva na přístup odebral, tyto dokumenty již neuvidíte.
Spis pojmenujte tak, aby odpovídal jeho obsahu a byl pro vás snadno identifikovatelný. Ideálně by měl souviset s konkrétním tématem a obsahovat časový interval pro jeho možné uzavření. Důležité je, aby všechny dokumenty ve spisu měly stejný spisový znak.
Postup vyřízení dokumentu naleznete v návodu na našich webových stránkách. Základní kroky zahrnují převzetí dokumentu, přiřazení čísla, uložení do spisu, zaznamenání data vyřízení a jeho způsobu např. "Vzato na vědomí" a vyplnění potřebných údajů (jsou podbarvené zeleně) a uložení. Dokument by poté měl změnit stav na „Vyřízeno k uzavření".
Pokud nemůžete v systému najít konkrétní osobu, kontaktujte nás prosím na helpdesku. Prověříme situaci a odpovíme vám e-mailem.
Některé role nemají oprávnění odesílat datové zprávy. Role se odvíjejí od pověření a nastavení vedoucho. Na fakultách to určuje tajemník. Problém může být také v překročení maximální povolené velikosti zprávy, která je aktuálně 100 MB nebo ve zvolení špatného formátu. Seznam povolených formátů najdete napsané ve vyhlášce č.194/2009 Sb. nebo na stránkách datovách schránek.
Spisový znak se vybírá podle věcné skupiny nebo agendy, kam dokument patří. Seznam spisových znaků naleznete ve spisovém a skartačním plánu ve spisovém řádu.
Na našich stránkách naleznete podrobnější návod jak postupovat. Je potřeba spustit nad daným záznamem schvalovací proces, vybrat dokumenty ke schválení, nastavit schvalovatele / podepisující a poté spustit schvalovací proces. Pokud se jedná o analogové dokumenty, je potřeba k záznamu nahrát poslední verzi dokmentu ke schálení a pak se vytiskne protokol a přidá se k podpisu panu rektorovi, který jej analogově podepíše. El. záznam se předá na kancelář rektora.
Pokud se jedná o dokument, který zůstane jen v rámci Mendelovy univerzity v Brně, tak při předávání dokumentů mezi fakultami změňte dokument na vlastní záznam a předejte jej pomocí funkce „Předat“ na příslušnou fakultu. V případě více fakult nastavte oprávnění pro vidění nebo editaci pro jednotlivá oddělení. Dokument změňte na vlastní záznam a pomocí ikony "Předat" předejte na danou fakultu. V případě více fakult, ve spisu nastavte oprávnění vidět (případně editovat) pro jednotlivé oddělení, které potřebujete, aby dokument vidělo. Prověříme situaci a odpovíme vám e-mailem.
Při převzetí obálky nejprve zjistěte, zda se jedná o soukromou korespondenci a komu je určena. Pokud se jedná o soukromou korespondenci, kontaktujte nás pro odstranění z ESSL a napište poznámku(v rámci editace v ESSL u záznamu) s důvodem, proč má být dokument stornován. Pokud se jedná o oficiální korespondenci, musí se bezodkladně předá zpět podatelně, která provede označení a evidenci listinného podání.