Elementární pojmy ve vztahu ke spisové službě

 

Archiv

Zařízení určené k trvalému ukládání archiválií a péči o ně. 

Archiválie

Archiválií je dokument, který je vzhledem ke vzniku, obsahu, původu, času, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, společenským, právním, historickým, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií.

Datová schránka

Je elektronické úložiště, které slouží k doručování datových zpráv. Je určené k doručování orgány veřejné moci, provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci (fyzické osoby / podnikající fyzické osoby / právnické osoby).

Datová zpráva

Soubor elektronických dat, která lze přenášet prostředky elektronické komunikace (datové schránky, e-mail, portál) a uchovávat na záznamových mediích.

Dokument

Každá písemní, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena. 

Dokument v analogové podobě (Analogový dokument)

Analogovým dokumentem se rozumí zaznamenaná informace například text psaný písmem na papíře nebo zvuk zaznamenaný vylisováním drážky do gramofonové desky atd.

Dokument v digitální podobě (Digitální dokument)

Dokumentem v digitální podobě se rozumí záznam informace v úrovní fyzikální veličiny nebo fyzikálního stavu, například v binárním kódu 

Doručený dokument

Doručeným dokumentem je dokument v analogové či digitální podobě, který byl vyhotoven jiným původcem a původci byl doručen, přičemž způsob doručení původci je irelevantní. 

Druhopis

Druhopisem je dokument odvozený od prvopisu, se kterým je obsahově shodný, avšak projev vůle osoby obsažený v druhopisu není osvědčen podpisem této osoby, ale vlastnoručním podpisem nebo obdobným autentizačním prvkem osoby stanovené jiným právním předpisem, popřípadě zvláštním autentizačním prostředkem stanoveným jiným právním předpisem.

Elektronický podpis

Elektronický podpis je nástroj pro identifikaci a autentizaci v digitálním prostředí, který splňuje legislativní a technické parametry.

Evidenční pomůcka

Slouží k evidenci dokumentů označených jednoznačným identifikátorem (JID). Rozlišujeme evidenční pomůcky základní (typicky elektronický systém spisové služby — eSSS) a samostatné evidenční pomůcky (např. analogová evidenční pomůcka k evidenci razítek).

Iniciační dokument

Je dokument, kterým je vytvořen spis pomocí sběrného archu. Jedná se tedy o první dokument k dané věci.

Konverze

Konverzí se rozumí změna formy dokumentu. Rozlišujeme autorizovanou konverzi dle zákona 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi a převedení podle §69a) zákona 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě.

Listinně

Listinně se rozumí ztvárnění informace zpravidla na papír či obdobný materiál.

Metadata

Jsou data popisující obsah, strukturu, souvislosti dokumentů a jejich správu v průběhu času. 

Opis

(přepis, kopie) je dokument stejného obsahu jako prvopis. Nemá-li žádné autentizační prvky, hovoříme o “prosté kopii“, je-li shoda s originálem ověřena doložkou o vidimaci či konverzi, používá se termínu “úředně ověřený opis“ (jenž je, jak bylo vysvětleno shora, druhopisem).

Písemně

Písemně se rozumí záznam informace pomocí písmen (rukou/strojově).

Podatelna

Podatelna je místo, kde veřejnoprávní původce přijímá dokumenty.

Prvopis

Prvopisem je originální dokument zaznamenávající projev vůle osoby, který je osvědčen jejím vlastnoručním podpisem nebo kvalifikovaným autentizačním prvkem.

Příruční spisovna

Příruční spisovna je místo pro dočasné uložení dokumentů/spisů. V příruční spisovně jsou dokumenty/spisy uchovány po dobu, kdy je předpoklad že s nimi bude "pracováno". 

Původce

Původcem je každý, z jehož činnosti konkrétní dokument vznikl nebo jemuž byl konkrétní dokument doručen. 

Skartační lhůta

Skartační lhůtou se rozumí doba, po kterou je konkrétní dokument (spis) uložen pro potřeby původce ve spisovně. Skartační lhůta začíná plynout prvním dnem následujícího roku po roce vyřízení/uzavření (není-li ve skartačním plánu stanoveno jinak).

Skartační znak

Skartační znak vyjadřuje předpokládanou hodnotu dokumentu dle jeho obsahu a naznačuje způsob, jakým se dokument posuzuje v průběhu skartačního řízení. 

Spis

Spis je soubor dokumentů k téže věci.

Spisovna

Spisovna je místo určené k ukládání, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřeby původce a k provádění skartačního řízení.

Spisový řád

Interní předpis, který stanovuje základní pravidla pro manipulaci s dokumenty a skartační řízení.

Stejnopis

Stejnopisem je jedno ze shodných násobných vyhotovení dokumentu nesoucí s tímto dokumentem shodné autentizační prvky; za shodné násobné vyhotovení dokumentu v analogové podobě se považuje rovněž doslovně shodné vyhotovení dokumentu v digitální podobě a naopak, pokud autentizační prostředky k nim připojila tatáž osoba; za stejnopis se považuje rovněž druhopis, pokud tak stanoví jiný právní předpis.

Škodlivý kód

Za škodlivý kód lze považovat chybný datový formát nebo počítačový program, který může přivodit škodu na informačním systému nebo na informacích zpracovávaných veřejnoprávním původcem.

Vlastní dokument

Vlastní dokument je dokument zpravidla v digitální podobě, který vzešel z činnosti původce (byl původcem vytvořen) pro odeslání či založení do spisu. 

Výkon spisové služby

Výkonem spisové služby se rozumí zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce, popřípadě z činnosti právních předchůdců. Zahrnuje řádný příjem, evidenci rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání a ukládání dokumentů a jejich vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto procesů.

 

 

 

 

 

 

Seznam vystavených kvalifikovaných certifikátů pro elektronický podpis zaměstnancům MENDELU