Oddělení spisové a archivní služby a podatelna (OSASP)
OSASP (910) je rektorátním pracovištěm, které zajišťuje koncepční, metodické, analytické, kontrolní a koordinační činnosti v oblasti spisové a archivní služby. Je vnitřně členěno na následující složky:
Každá z těchto složek má na starost jiný rozsah činností viz niže.
REFERÁT SPISOVÉ SLUŽBY
- Metodická pomoc všem součástem univerzity pro oblast spisové služby
- příprava spisového a skartačního řádu a jeho změn či aktualizací
- tvorba vnitřních předpisů a metodik pro oblast spisové služby
- koncepce a rozvoj elektronického systému spisové služby (eSSL)
- školení eSSL
CENTRÁLNÍ PODATELNA
- Evidenční zpracování doručených a odesílaných podání
- příjem, kontrola, evidence dokumentů v listinné i elektronické podobě
- provoz datové schránky univerzity
- příjem datových zpráv a jejich převod
- evidence úředních a oficiálních razítek
- frankování a vypravení poštovních zásilek
- komunikace s Českou poštou, vyřizování reklamací
Pro více informací navštivte Centrální podatelna
UNIVERZITNÍ ARCHIV
- výběr archiválií ve skartačním řízení i mimo skartační řízení
- metodická a koordinační činnosti při skartačních řízeních všech součástí
- dohled na vedení spisové služby a na předarchivní péči
- badatelské služby
- zpracování rešerší
- vyhotovování potvrzení, výpisů, opisů, druhopisů, kopií, ověření vzdělání
- vyhledávání archiválií pro potřeby univerzitních pracovišť
Více o činnostech Univerzitního archivu se dozvíte na www.archiv.mendelu.cz
Spisová služba je zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců. Mezi hlavní procesy spisové služby lze zahrnout příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení.
Spisová služba je vymezena celou řadou právních předpisů a normativ. Hlavními normativy jsou zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. K problematice spisové služby se váže více než dvě desítky direktiv a normativ.