proces

 

 

 

1/2021 zahájen ostrý provoz nové elektronické spisové služby a nabytí účinnosti nového spisového řádu (směrnice rektora č. 5/2020).

12/2020 pilotní provoz spisové služby (možnost realného testování systému do 18. 12. 2020 - prodlouženo do 31. 12. 2020).

  • 8.12.2020 − online školení od dodavatele na základní obsluhu systému. 

11/2020 − konzultace k nové spisové službě vč. ukázky systému.

10/2020 − realizace teoretických kurzů k výkonu spisové služby pod záštitou Institutu pro správu dokumentů (IPSD).

9/2020 − představení testovací verze systému eSSL a s tím spojená realizace školení pro jednotlivé druhy uživatelů – podatelna, správce, běžný uživatel. Zahájen testovací provoz spisové služby vč. sběru návrhů na úpravy a připomínek uživatelů.

  • 30. 9. 2020 − předložení nového Spisového řádu do připomínkovacího řízení.

7/2020−8/2020 – zahájení Fáze 2: Dodání základního SW, ve spolupráci s OIT příprava serverů na nasazení neupravené podoby nového systému spisové služby.  

6/2020 – předložen interně k prvnímu čtení návrh znění budoucího Spisového řádu včetně nové podoby přílohy č. 1 - Spisového a skartačního plánu.

  • 26. 6. 2020 – široká diskuze k návrhu Spisového řádu za odborné účastní Ing. Stanislava Fialy z IPSD.

5/2020−7/2020 – probíhá sběr podkladů pro implementační studii tj.  sběr analytických materiálů a dojednávání analytických setkání s jednotlivými pracovišti s cílem úspěšné implementace systému eSSL na MENDELU.

6/2020  –  zahajovací schůzka s dodavatelem – představení samotného systému vč. ukázky a nastínění plánu spolupráce.

5/2020 − uzavření veřejné zakázky na eSSL. Vítězným uchazečem Ders Group s.r.o. (smlouva uveřejněna v registru smluv https://smlouvy.gov.cz/smlouva/12687736). Zahájení fáze 1: Dodání implementační analýzy.

3/2020 − univerzitní archiv a vedoucí odd. spisové služby zahajují přípravu tvorby nového Spisového řádu, jehož součástí je i Spisový a skartační plán.

  • 12. 4. 2020 − setkání k tématu kompletace podkladů pro nový Spisový a skartační plán a zahájení sběru informací o typech dokumentů, která jednotlivá pracoviště ukládají (vč. uvedení skartačního znaku, lhůt a místa uložení).

12/2019 − otevírání nabídek – hodnocení kritérií u jednotlivých nabídek dle zadávací dokumentace.

11/2019 − zahájení zadávacího řízení na veřejnou zakázku na Elektronický systém spisové služby (číslo veřejné zakázky Z2019-039242).

9/2019 – zahájení spolupráce s odborným sdružením IPSD, analýza současného stavu vedení spisové služby na MENDELU.

6/2019−10/2019 – spolupráce s OVZ na kompletaci veřejné zakázky, zadávacích podmínek a smlouvy k veřejné zakázce.

5/2019 – nominování členů projektové skupiny pro implementaci spisové služby.

  • 7. 6. 2019 − jednání projektového týmu na implementaci spisové služby – téma příjem dokumentů.
  • 23. 7. 2019 − jednání projektového týmu na implementaci spisové služby – téma oběh dokumentů.

3/2019−6/2019 – interní zpracování technické specifikace ZD na veřejnou zakázku na Elektronický systém spisové služby.

Seznam vystavených kvalifikovaných certifikátů pro elektronický podpis zaměstnancům MENDELU