Nejčastější otázky ke spisové službě


Pravděpodobně již není novinkou, že se ve spisové službě na MENDELU něco děje. Mnohá pracoviště nyní z oddělení 910 žádáme o součinnost, tu s analýzou, jindy s definováním kontaktních osob, poté zase s návrhem spisového řádu nebo podklady pro nový spisový a skartační plán. A rozhodně tím nekončíme.
Jak o spisové službě více hovoříme, setkáváme se s některými klíčovými dotazy. Nejčastější z nich se zde pokusíme zodpovědět.


1. Proč nás na vysoké škole má spisová služba zajímat? Je to jen zatěžující byrokracie.
Jeden důvod je legislativní rámec, ze kterého spisová služba vychází (primárně zákon č. 499/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů). V tomto předpise jsme určeni jako veřejnoprávní původci, tedy organizace, která má povinnost výkonu spisové služby v elektronickém systému spisové služby. Neplnění této povinnosti (včetně neexistence Spisového řádu nebo neschopnosti organizace pravidelně a řádně vykonávat skartační řízení) je sankcionováno.
Druhý význam je pak společenský. Celý proces správy dokumentů dle pravidel spisové služby má napomoci řádně spravovat dokumenty a informace na nich obsažené, aby nedošlo k jejich znehodnocení nebo ztrátě. Je logické, že je vysoká škola zařazena mezi organizace, které o své dokumenty = informace musí umět dlouhodobě pečovat. Objevy, výzkumy, inovace, edukativní, společenský a kulturní význam vysoké školy…. to vše se odráží v dokumentech, které zde vytváříme.


2. Co pro nás digitalizace znamená? Budou se škrtat místa?
Když v roce 2009 tehdejší vláda udělala první velký krok k digitalizaci – zavedla datové schránky a zrovnoprávnila listinný a digitální dokument, někteří deklarovali, že toto je ten krok k úsporám ve veřejném sektoru a eliminaci nutných pracovních míst. Realita byla jinde. Elektronický systém spisové služby může některé rutinní kroky zefektivnit a uspořit čas, ale jeho pravidelné a správné užívání je pořád o lidech. Systém za Vás nevymyslí, který dokument v něm zpracujete, a nevytvoří za nikoho obsah dokumentu. Každý dokument je nadále tvořen na základě dovedností a vědomostí, které má jeho zpracovatel, a to žádný stroj, ani systém, nenahradí.


3. Je to moc náročné a bere to jen čas.

Největší časová náročnost při práci s dokumenty v systému je při evidenci dokumentů – tedy jejich vzniku v systému, a při jejich uzavírání a vyřazování na spisovnu. Oba tyto úkony je nutné dělat pravidelně, ale pro každý dokument jsou nutné jen 1x. Když už dokument máte v systému vložený, ideálně včetně jeho textu (u příchozích listů pomocí jejich scanu) jsou pak všechny návazné úkony, které pravidelně děláme, usnadněny. Čas strávený nad prací se systémem se vrací zpět.
Následné dohledávání, předávání, obeslání pro informaci, sdílení s kolegy, podepsaní, zkompletování do spisu, projití kontinuity vyřizované věci pomocí spisu atd. jsou díky řádné evidenci urychleny. Jak často hledáte dokument v listinném spise? Na stole? U jiných kolegů nebo na jiných pracovištích? A kolik času Vám to zabere? V systému spisové služby jsou to otázky vteřin.


4. Dokumenty si již zpracovávám ve svém systému, proč je mám řešit ještě ve spisovce?
Jak již bylo zmíněno, jedním z přínosů spisové služby je uchování dokumentů a informací na nich dlouhodobě, tak aby byly čitelné a nedošlo k jejich ztrátě. U digitálních dokumentů dochází ke ztrátám, pokud nejsou uchovávány ve správných formátech a v systému, který je na to uzpůsoben (naplňuje tzv. národní standard). V současnosti jiný systém ani úložiště v prostředí MENDELU nenaplňuje tuto
technickou normu, a proto není možné digitální dokumenty v něm považovat za důvěryhodně spravované a uchovávané. Systém spisové služby není pouze úložištěm, ale svými funkcemi a podrobnými logy o každém dokumentu zaručuje důvěryhodnost každého digitálního dokumentu nebo spisu, který je v něm vedený. Také doložitelnost těchto úkonů v případě sporu.
Po zavedení elektronické spisové služby budou postupně realizovány integrace na dílčí systémy MENDELU. Propojení systému pak napomáhá zachovat důvěryhodnost a některé funkce ze spisové služby a přitom nadále pracovat v systému, který je pro konkrétní agendu, vybudován.


5. Datové schránky nemusíme jako vysoká škola používat.
Od 1. 7. 2017 byly datové schránky škol a školských zařízení novelou zákona č. 300/2008 Sb. ve znění pozdějších předpisů, povýšeny na úroveň datových schránek orgánů veřejné moci. V praxi to znamená, že do datové schránky VŠ mohou být veřejností doručována podání i bez elektronického podpisu a VŠ je v této podobě, bez dokládání listinou formou, musí akceptovat. Dále jsme povinni s dalšími OVM, ale i jakýmkoliv vlastníkem datové schránky (tedy i FO nebo PO) korespondovat jejich prostřednictvím, a také máme povinnost, před každým doručováním písemnosti, ověřit existenci datové schránky adresáta. Podrobnější informace rozpracovalo MŠMT zde: https://www.msmt.cz/ministerstvo/novinar/informace-k-datovym-schrankam-skol-a-skolskych-zarizeni


6. Příjem dokumentů je věc podatelny a jejich uložení dělá archiv, proč bych měl se spisovkou vůbec pracovat?
Systém spisové služby je nástrojem, který poskytuje podporu procesům s dokumenty (případně spisy) v rámci organizace. Jeho prostřednictvím je možné zajistit přehledně oběh, rozdělování, delegování termínů a vyřízení dokumentů a mnoho dalšího. To vše digitálně bez nutnosti dokument někam kopírovat, ukládat do PC, tisknout nebo provádět jiné úkony, jen abychom si dokumenty/spis v rámci organizace předali.
Pro efektivní využívání tohoto nástroje je tedy nutné, aby byl okruh uživatelů stanoven napříč celou MENDELU a každý zaměstnanec, který dostává k vyřízení dokumenty, byl schopen si je za svůj útvar spravovat nebo znal určeného kolegu, která obsluhu spisové služby pro více lidí na útvaru, zajistí.


7. Jak poznám, co do spisové služby patří a co nikoliv? Kdo mi to jasně řekne?
Jedná se o téměř nejčastější otázku, se kterou se ve své praxi setkávám. Rozhodnutí, co evidovat a neevidovat nelze 100% vymezit normou (například Spisovým řádem), lze pouze částečně určit určité okruhy dokumentů, které v provozu často potkáváme (např. obchodní sdělení, pozvánky).
Často se ale vyskytne případ, kdy o evidování nebo neevidování musí rozhodnout konkrétní zaměstnanec, typicky v případě e-mailů, které chodí do konkrétní schránky zaměstnance. Vycházet pak lze z důležitosti obsahu sdělení, které umí nejlépe vyhodnotit ten, kdo konkrétní agendu zpracovává.
Při přechodu k digitální evidenci se rozsah evidence dostává často do diskuzí, i přestože v listinném světě děláme stejná rozhodnutí denně. Založím tento papír do šanonu anebo jej nepotřebuji a vyhodím ho? Zakládám si pouze kopii, protože by se mohla hodit anebo s dokumentem dále pracuji, reaguji na něj, tvořím k němu odpověď a budu se k němu vracet? Je to důležitý podklad k úkolu, který řeším? Úplně stejné vyhodnocení funguje i při práci s digitálním dokumentem a rozhodování, co evidovat a co nikoliv.


Zpracovala Veronika Nechvátalová Aiblová

Seznam vystavených kvalifikovaných certifikátů pro elektronický podpis zaměstnancům MENDELU