Spuštění nového systému elektronické spisové služby

4. 1. 2021 -

Zahájení ostrého provozu nové eSSL od 4. 1. 2021...

Dovolte mi Vás informovat o zahájení ostrého provozu nové elektronické spisové služby od 4. 1. 2021, která funguje na adrese https://ess.mendelu.cz/ ,a poskytnout Vám touto cestou několik počátečních informací. 

Všechny dokumenty a spisy vzniklé v předchozích měsících za účelem zkoušení byly smazány. Účty a role v systému klíčovým uživatelům nastaveny dle nominací jednotlivých pracovišť/součástí.

Pro zkoušení, simulace a pokusy v případě, že si úkony s dokumentem budete chtít ještě vyzkoušet, je možné použít testovací spisovou službu. (https://ess-test.mendelu.cz/)

Jste-li určeni pro práci s elektronickou spisovou službou, v počátcích jsou pro Vás připraveny videoukázky pro práci se systémem a manuál pro vkládání odchozí pošty - https://spisovasluzba.mendelu.cz/navody-essl. Další dílčí manuály budeme průběžně přidávat, stejně tak jako termíny seminářů a konkrétně zaměřených školení k jednotlivým úkonům (vedení spisu, elektronické podepisování, opatřování čárovým kódem atd.).

Přihlašování do nové spisové služby probíhá pomocí hesla a jména, které užíváte pro UIS.

Společně s novým elektronickým systémem je od 1. 1. 2021 účinná směrnice rektora - Spisový řád. Více informací zde.

Spisový řád stanoví mimo jiné konzultanty a lokální správce, kteří Vám v počátcích práce se systémem mohou být také nápomocni. Nominované osoby pro Vaši součást můžete nalézt zde: https://mendelu.sharepoint.com/:x:/s/Implementacespisovesluby/ET78b17BkZ1JtW2Ft8Ggh6YBL877XW4ND24rr0tWBKDwJA?e=x9D5L7 (červeně vyznačené osoby nemají právo vypravovat samostatně podání do ISDS). 

Spisový řád rovněž hovoří o skenování příchozí listinné pošty. S ohledem na rozlišné technické vybavení centrální a dílčích podatelen, zprovoznění skenovacích linek ještě nastavujeme. V průběhu ledna nebude příchozí listinná pošta k evidenčním záznamům skenována.

V nové spisové službě ovšem již nyní najdete celá podání z ISDS bez rizika ztráty jejich platnosti nebo čitelnosti v průběhu dalších let, tato podání tedy již nemusíte tisknout, vždy je v systému najdete a budou zde uchována až do uložení do archivu.

V agendách řízených metodicky konkrétními pracovišti (veřejné zakázky, OŘLZ, ekonomická agenda, předkládání dokumentů k podpisu paní rektorce atd.) postupujte nadále dle dosavadní praxe (oběh mezi pracovišti, forma předávaných dokumentů, vyhotovení z formulářů apod.).

Předchozí spisová služba vedená v UIS je pro Vás nadále přístupná. Dokumenty, které jsou Vám v UIS za rok 2020 předávány, co nejdříve převezměte na příslušný spisový uzel a zaznačte jejich vyřízení. Příchozí podání z období vánočních svátků si tak nyní můžete ještě převzít, pokud na ně vyhotovujete odchozí dopis, učiňte tak prosím v nové spisové službě. Předchozí evidenční systém bude brzy zablokován a zůstane přístupný pouze pro vyhledávání dokumentů zapsaných do evidence v letech 2010 – 2020 a úkony hromadného generování dopisů studijní agendy.

Do předchozí spisové služby UIS již nevkládejte ručně žádné nové dokumenty, zejména pro odchozí poštu již není podatelnami obsluhován a zde zapsaná odchozí podání nebudou zpracována ani odeslána.

K zápisu dokumentů úřední povahy vzniklých po 1. 1. 2021 slouží již výhradně nový elektronický systém spisové služby.

 

S poděkováním za dosavadní ochotu a spolupráci v této věci

 

Mgr. Veronika Nechvátalová Aiblová

vedoucí a metodik spisové služby

Seznam vystavených kvalifikovaných certifikátů pro elektronický podpis zaměstnancům MENDELU