Pilotní provoz nové spisové služby

26. 11. 2020 -

Dovolte mi Vás informovat o pilotním provozu nové spisové služby.

 

Pilotní provoz poběží do 18. 12. 2020, poté všechna data, která vznikla v pilotním provozu, budou smazána a systém se připraví na ostrý zápis dokumentů od 1. 1. 2021 (resp. 4. 1. 2021).

Proto Vás do té doby prosím o zkoušení, zkoušení a zkoušení, abyste si nový systém, co nejvíce zažili a ozkoušeli si všechny možné funkce, které nabízí. Zároveň také můžete stále hlásit nefunkčnosti systému nebo pokládat dotazy k věcem, které Vám nebudou jasné.

K tomu nadále slouží soubor na Sharepointu: „Dotazy a připomínky ke spisové službě“

 

K samotnému zkoušení essl:

1)     Přístupy a oprávnění:

  • V produkční verzi systému, kterou si nyní můžete zkoušet na adrese: https://ess.mendelu.cz/ mají účty všichni zaměstnanci MENDELU, většina ve výchozím stavu „zpracovatel vlastních dokumentů + náhled na dokumenty uzlu“. Je to výchozí stav, úpravy a modifikace účtů Vám mohou provést systémový lokální správci, tam, kde si je součásti již určily. Prosím obracejte se nyní již na tyto osoby (tabulka klíčových nominovaných rolí pro výkon spisové služby je stále dostupná zde).
  • Prosím, od součástí, kde tyto údaje stále nebyly dodány, o jejich dodání do nasdílené tabulky, v nejkratším možném termínu.
  • Osobám, které mi ze součástí a pracovišť byly dodány jako „konzultanti“ a sekretářkám rek. pracovišť, děkanátů a ústavů do konce tohoto týdne přiřadím nyní roli „vedoucí spisového uzlu“ – na základě tohoto práva mohou přejímat listinou poštu od centrální podatelny, vypravovat podání do ISDS (nyní reálně zneaktivněno, nemusíte se bát tedy pokusně ISDS zadávat), potvrdit vypravení odchozího e-mailu, předávat listinou poštu na podatelnu a některé další funkce.
  • Rektorátní pracoviště, která nemají sekretářku a zaměstnanci spravující spisovou službu nyní žádnou z funkcí v předešlé odrážce nevidí aktivní, prosím o kontaktování mé osoby, ať před spuštěním provedeme správné nastavení.
  • Zaměstnanci, kteří byly v záři nominování na školení pro „podatelny“ nebo „lokální správce“ mají tato oprávnění převzatá z testovacího prostředí. V případě potřeby změny nastavení je opět možné kontaktovat lokální správce nebo mě.

2)     Evidence e-mailů:

  • Funkce pro přeposlání příchozího e-mailu, aby došlo k jeho automatickému proevidování se stále konfiguruje, jakmile bude možné tuto část zkoušet, budu Vás informovat.
  • Nahrání e-mailu příchozí nebo odchozího pomocí fce v systému „vlož příchozí/odchozí ze souboru“ je upravováno, aby přebíralo údaje ze souborů msg. a vyplňovalo nějaká data. O plné funkčností Vás budu informovat.

3)     Tvorba spisů:

  • Prosím, zkoušejte si také tvorbu spisu a přidělení čísla jednacího do dokumentu. Respektujte při tom předepsanou podobu z návrhu spisového řádu, tedy: 

„MENDEL/12547/2021/910-3 tedy „zkratka univerzity/pořadový identifikátor dokumentu/rok vzniku dokumentu/číslo nákladového střediska resp. spisového uzlu – pořadí ve spisu“, tedy např. MENDEL/12547/2021/910-3“, údaj bez pomlčky je číslem spisu, nikoliv číslem jednacím.

4)     Upozornění a notifikace ze systému:

  • Notifikace z eSSL byly teď pro pilotní provoz již spuštěny. Protože jste nyní s eSSL seznámeni pouze v rozsahu hlavních příjemců  e-mailu ze dne 24.11.2020 "Prezentace z konzultací nové spisové služby + aktuální informace k rozpracovaným oblastem" prosím o zkoušení úkonů navzájem pouze mezi lidmi uvedenými v tomto e-mailu, ať nedochází k nechtěným omylům nebo zmatení kolegů, kteří spisovku ještě nepotkali.

5)     Spisovna:

  • Pro zkoušení provozu a spuštění teď není zásadní mít plně nastaveny všechny příruční registratury a spisovny v systému. Je zde nyní nastaven výchozí stav, konkrétním potřebám pro tento modul se více budeme věnovat, doufám s Vaší pomocí, v 1Q roku 2021.

6)     Schvalování a podepisování pomocí systému:

  • Možnost el. podepsat je nyní při zkoušení nové eSSL záměrně vypnuta. Na pozadí se připravuje modul „elektronická podepisovací kniha“ ve kterém se budou zobrazovat vždy konkrétnímu zaměstnanci, který je vyzván o elektronický podpis, dokumenty, které má opatřit kvalifikovaným el. podpisem s kvalifikovaným časovým razítkem (pozor, pokud elektronicky podepisujete dokument úředního charakteru za univerzitu, nyní vždy jen podpisem na tokenu! To platí i pro reální podepisování mimo zkušení systému spisové služby). K přihlášení a obsluze tohoto modulu (zejména pro vedoucí a vrcholový management součásti) bude připraveno video. Vrcholový management nebo vedoucí pracovníci nemusí tedy chodit do celé spisové služby a dokumenty k podpisu si zde hledat (pokud sami nechtějí).

 

V případě dalších dotazů nebo potřeby upřesnění uvedeného mě neváhejte kontaktovat.

 

                                                                                                                      Mgr. Veronika Nechvátalová Aiblová

Seznam vystavených kvalifikovaných certifikátů pro elektronický podpis zaměstnancům MENDELU